ALTERNANCE APPUI ADMINISTRATIF F/H, Paris, France

Vous appuierez l'équipe PUB dans ses missions suivantes :

Appui logistique et administratif aux membres de l'équipe dans la gestion des devis et des bons de commandes (gestion du circuit de signatures, des validations et transmission aux gestionnaires), dans le suivi budgétaire et dans l'organisation d'événements (conférences, séminaires d'équipes, etc.) si besoin

Gestion de l'installation des collègues rejoignant l'équipe (recrutements, mobilités internes), des déménagements, ainsi que des requêtes informatiques courantes des collègues, en lien avec la DSI.

Gestion des déplacements de l'équipe :

Recherche et réservation de billets d'avion/train, ordres de mission, visas.

Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.

Saisie des notes de frais

Conception, mise en place, mise à jour et animation de la documentation relative à l'équipe (organigramme, trombinoscope, lettres de missions, procédures internes) aux formats numérique et papier

Mise en forme et envoi de courriers divers.

Mise en forme de rapports, CR, notes de synthèse, supports de présentation

Organisation de la logistique des réunions du Conseil éditorial des Editions AFD (réservation et préparation des salles, etc.)

En outre, vous assisterez l'équipe PUB dans ses actions liées aux publications :

Gestion des envois des manuscrits en version papier dans les agences du réseau AFD, aux auteurs, etc.

Dépôt légal des manuscrits auprès de la BNF

Génération d'un rapport sur la détection de plagiat en utilisant un outil spécifique

Production de couvertures de manuscrit si besoin

Mise à disposition de manuscrits sur les présentoirs de l'accueil du public

Mise à jour des informations concernant les activités de PUB sur l'intranet

Mise en ligne des manuscrits sur HAL si besoin

Etc.

Selon le profil du candidat (niveau licence ou master), des missions à plus forte responsabilité pourront lui être confiées. Par exemple, la constitution d'un benchmark ou d'un dossier pour un besoin particulier ou la gestion de projet ainsi que l'appui du management dans certaines tâches.