Assistant administratif- Service d'Appui, Kinshasa, Democratic Republic of Congo

General

Description of assignment title: Assistant administratif- Service d'Appui

Assignment country: Democratic Republic of the Congo

Duty stations: Kinshasa

Work location: On UN premises

Expected start date: 07/01/2026

Duration: 6 monthsLong-term benefits and allowances

Sustainable Development Goal: 1. No poverty

Host entity: UN-HABITAT

Modality: Onsite

Type: National

Volunteer category: Associate UCoS from Apr2026

Work schedule: Full-time

Number of Assignments: 1

Details

Mission and objectives:

• Update

Context:

• Le Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat) ap-puie le Gouvernement de la République démocratique du Congo (RDC), les collectivi-tés territoriales ainsi que les partenaires de développement dans la mise en œuvre de programmes visant à promouvoir une urbanisation durable, la sécurité communautaire, la cohésion sociale, la résilience urbaine et le développement local inclusif. Ces inter-ventions reposent sur une collaboration étroite avec les institutions publiques, les auto-rités locales, les organisations de la société civile, les communautés, les prestataires de services ainsi que les partenaires techniques et financiers.
• Le bureau d'ONU-Habitat en République démocratique du Congo met en œuvre un Do-cument de programme pays (DPP), élaboré en consultation avec les parties prenantes. Les principaux programmes et projets du DPP incluent : (i) le Programme d'appui à la réforme foncière (PARF), financé par l'Initiative pour la forêt de l'Afrique centrale (CAFI) à tra-vers le Fonds national REDD+ (FONAREDD) ; (ii) le projet de renforcement participatif de la prévention et de la gestion des conflits fonciers afin de promouvoir la cohésion so-ciale dans les provinces affectées par la crise de Kwamouth, financé par le Fonds pour la consolidation de la paix ; et (iii) le projet visant à renforcer la résilience des populations affectées par la crise AFC/M23, notamment à travers l'amélioration de l'accès sécurisé à la terre pour les moyens de subsistance, financé par le Gouvernement du Japon.
• Le/La Volontaire des Nations Unies (VNU) national(e), Assistant(e) à l'administration - Service d'appui, contribuera à la gestion efficace des fonctions administratives nécessaires à la mise en œuvre des programmes et projets d'ONU-Habitat en RDC. Il/elle fournira un appui à la coordination administrative des activités, à la gestion documentaire, à l'organisation des missions et des événements, ainsi qu'au suivi des procédures adminis-tratives conformément aux règles et règlements des Nations Unies.
• Cette affectation offre l'opportunité de contribuer à des initiatives à fort impact sur l'amélioration des conditions de vie des populations, tout en développant une expérience pratique dans les opérations du système des Nations Unies.
• NB.
• 1.cette affectation est exclusivement ouverte aux personnes avec statut de réfugiés en RDC .
• Contacts : 1. Meschac Kamanda Courriel : meschac.kamanda@unv.org WhatsApp : 0814165427 2. Alphonse Balungwe Courriel : alphonse.balungwe@unv.org WhatsApp : 810552417 3. Brigitte Mamfwa Courriel : brigitte.mamfwa@unv.org WhatsApp : 0810677048

Task description:

• Sous la supervision directe du Chef de bureau d'ONU-Habitat, et le suivi rapproché du de l'associé à l'Administration et finance, le/la VNU travaillera en étroite collaboration avec les équipes de programme, les services administratifs et financiers, les partenaires d'exécution et les prestataires de services.
• Cette affectation constitue une excellente opportunité pour acquérir une expérience pro-fessionnelle au sein du système des Nations Unies tout en contribuant à la mise en œuvre de projets ayant un impact direct sur les communautés en RDC.
• Le/la VNU effectuera les tâches suivantes :
• (i) Appui à l'administration générale
• Assurer un soutien administratif quotidien aux équipes de programme et d'opérations.
• Préparer, traiter et archiver la correspondance administrative.
• Assurer le classement physique et électronique des documents administratifs conformé-ment aux procédures d'ONU-Habitat.
• Maintenir des systèmes de gestion documentaire efficaces et à jour.
• (ii) Organisation des réunions et événements
• Appuyer l'organisation administrative des réunions, ateliers, formations, missions et événements officiels.
• Préparer les invitations, listes de présence, agendas et procès-verbaux.
• Assurer le suivi des recommandations et points d'action issus des réunions.
• Contribuer à la préparation des dossiers administratifs liés aux activités de projet.
• (iii) Appui aux missions officielles
• Faciliter les démarches administratives relatives aux déplacements du personnel, consul-tants et partenaires.
• Préparer les dossiers de mission et les documents de voyage nécessaires.
• Assurer le suivi administratif des missions et l'archivage des documents justificatifs.
• (iv) Gestion des dossiers et des archives
• Maintenir des archives administratives complètes et accessibles.
• Veiller à la mise à jour régulière des bases de données administratives.
• Assurer la conservation sécurisée des documents officiels et confidentiels.
• (v) Appui au suivi administratif des contrats
• Assurer le suivi administratif des contrats des consultants, fournisseurs et prestataires de services.
• Contribuer à la préparation des documents administratifs requis pour le traitement des contrats.
• Suivre les échéances contractuelles et alerter les responsables concernés lorsque néces-saire.
• (vi) Appui à la gestion des ressources du bureau
• Assurer le suivi des fournitures et consommables de bureau.
• Participer à la gestion des équipements administratifs et du mobilier.
• Contribuer à l'organisation et au bon fonctionnement des espaces de travail.
• (vii) Rapports et suivi administratif
• Participer à la préparation des rapports administratifs périodiques et des tableaux de sui-vi.
• Contribuer à la collecte et à la consolidation des données administratives nécessaires aux rapports de projet.
• Assurer le suivi des indicateurs administratifs pertinents.
• (viii) Conformité et amélioration des processus
• Veiller au respect des politiques, procédures et règlements administratifs des Nations Unies.
• Identifier des opportunités d'amélioration des processus administratifs.
• Contribuer au renforcement de la transparence, de la redevabilité et de l'efficacité admi-nistrative.

Eligibility criteria

Age: 18 - 80

Required experience: 1 month

Nationality: Candidate must be a national, legal resident or hold refugee status in the country of assignment.

Assignment requirements

Relevant experience:

• 1 year

Languages:

• French, Level: Fluent, Required
• English, Level: Working knowledge, Desirable

Required education level:

• Bachelor's degree in Licence （Bacc+3） en: sciences économiques et de gestion; gestion des entreprise, sciences commerciale, administration, droit économique et tout autre domaine similaire. Tout autre diplôme universitaire assorti d'une formation certifiante pertinente ou d'une expérience pertinente dans le domaine du poste.

Competencies and values:

• Intégrité et professionnalisme: fait montre d'une expertise dans le domaine de spécialité et d'une capacité d'appliquer un bon jugement; niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service.
• Responsabilité: mature et responsable; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.
• Planification et organisation: fait montre d'efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais; capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et de gérer plusieurs projets / activités.
• Le travail d'équipe et le respect de la diversité: aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l'organisation; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l'égalité;
• Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l'autonomie; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

Skills and experience:

• Exigences requises pour l'utilisation de l'outil informatique :
• Pack office (Ms word et Excel principalement)
• Maîtrise des systèmes ERP (notamment UMOJA) et/ou des logiciels comptables est un atout

Area(s) of expertise:

• Economics and finance, Social work, Administration

Driving license:

• -

Other information