Assistant Administratif, Kinshasa, Democratic Republic of Congo

General

Description of assignment title: Assistant Administratif

Assignment country: Democratic Republic of the Congo

Duty stations: Kinshasa

Work location: On UN premises

Expected start date: 07/01/2026

Duration: 6 months(with possibility of extension)Long-term benefits and allowances

Sustainable Development Goal: 16. Peace, justice and strong institutions

Host entity: UNDP

Modality: Onsite

Type: National

Volunteer category: Associate UCoS from Apr2026

Work schedule: Full-time

Number of Assignments: 1

Details

Mission and objectives:

• Le Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l'ONU. Son rôle est d'aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l'octroi de dons.

Context:

• Sous la supervision directe de l'Analyste aux Opérations, le/la Volontaire des Nations Unies (VNU) en Administration apporte un appui technique et opérationnel à la gestion des activités administratives de l'Unité Travel.
• À ce titre, il/elle contribue à l'amélioration de l'efficacité des processus de gestion des voyages officiels en veillant au traitement diligent des transactions, au suivi rigoureux des dossiers de voyage et à l'application des procédures en vigueur. Le/la VNU Admin joue un rôle clé dans l'accélération des paiements liés aux voyages, la réduction des transactions en suspens et le traitement rapide des exceptions identifiées dans les systèmes de gestion des voyages, notamment à travers le suivi régulier du Travel Dashboard.
• Par son action, il/elle contribue à renforcer la qualité du service fourni aux clients internes, à améliorer la conformité des opérations de voyage et à garantir la disponibilité d'informations fiables pour le suivi de la performance de l'Unité Travel.
• NB: cette affectation est exclusivement ouverte aux personnes avec statut de réfugiés en RDC

Task description:

• Assurer le suivi hebdomadaire et le traitement des exceptions liées aux voyages dans les systèmes UNALL et QUANTUM, notamment les Travel Requests (TRs) et les claims en attente, les missions sans liquidation (No Claim), les recouvrements en suspens (Pending Recovery), les factures impayées (Unpaid Invoices) et les factures en attente de traitement (Pending Invoices).
• Veiller au paiement et à la réconciliation des factures de voyage émises par UNHAS et la MONUSCO, assurer la liquidation des avances de voyage (Prepayments) liées à UNHAS, suivre le niveau de consommation de la caution PNUD auprès d'UNHAS, alerter en cas de risque d'épuisement et coordonner son renouvellement en temps opportun.
• Assurer, sur une base quotidienne, l'enregistrement et le suivi des demandes de voyage reçues via l'adresse travel_rdc@undp.org dans le SharePoint Travel, ainsi que la mise à jour régulière de leur statut en fonction des actions entreprises par l'Unité Travel ou l'agence de voyages.
• Suivre la mise en œuvre du Plan des missions du Bureau en veillant à la transmission, dans les délais prescrits par les procédures opérationnelles standard (SOP), des mémos et ordres de mission par les différentes unités.
• Produire les rapports mensuels relatifs aux indicateurs de performance de la gestion des voyages, notamment les transactions incomplètes, les ajustements de DSA et DSA spéciaux, les achats anticipés de billets (Advance Purchase) et l'utilisation du Plan de voyage (Travel Plan).
• Préparer et finaliser les tableaux comparatifs des offres de vols internationaux devant être annexés aux demandes de voyage (Travel Requests), conformément aux procédures en vigueur.
• Contribuer activement à la collecte, à l'analyse et à la production des statistiques relatives aux activités de l'Unité Travel, notamment celles liées à l'empreinte carbone dans le cadre de l'initiative Moonshot, ainsi qu'au suivi des dépenses de voyage et de la consommation des accords à long terme (LTAs) avec les prestataires de services de voyage.
• Résultats attendus
• Assurer une gestion efficace, rigoureuse et conforme des opérations liées aux voyages du Bureau.
• Garantir la disponibilité de données fiables, complètes et actualisées pour faciliter la prise de décision et le suivi des activités.
• Contribuer à l'amélioration de la qualité des services administratifs grâce à une gestion proactive des demandes et des dossiers de voyage.
• Renforcer l'efficacité opérationnelle du Bureau à travers un suivi performant des indicateurs, une meilleure maîtrise des coûts et une approche centrée sur les besoins des clients internes.
• Veiller au respect des procédures organisationnelles et à la production d'informations pertinentes pour les besoins de reporting et d'audit.

Eligibility criteria

Age: 18 - 80

Required experience: 1 month

Nationality: Candidate must be a national, legal resident or hold refugee status in the country of assignment.

Assignment requirements

Relevant experience:

• 1 year

Languages:

• French, Level: Fluent, Required
• English, Level: Working knowledge, Desirable

Required education level:

• Bachelor's degree in Posséder un diplôme universitaire dans le domaine de l'administration ou dans une discipline équivalente.

Competencies and values:

• Compétences fondamentales
• Faire preuve d'intégrité et respecter les valeurs, principes et normes éthiques des Nations Unies.
• Adhérer à la vision, à la mission et aux valeurs du PNUD.
• Démontrer une sensibilité à la diversité culturelle et promouvoir un environnement de travail inclusif et respectueux.
• Compétences fonctionnelles
• Planification et organisation
• Capacité à planifier, organiser et prioriser efficacement les activités afin de respecter les délais établis.
• Communication
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de rédiger des documents clairs et concis.
• Travail d'équipe
• Aptitude à collaborer efficacement avec des collègues et partenaires de divers horizons culturels et professionnels.
• Gestion opérationnelle
• Capacité à exécuter des tâches administratives avec rigueur, à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler efficacement sous pression tout en respectant les échéances.

Skills and experience:

• Avoir au minimum Un (1) an d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l'administration.
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Word, Excel, Access et la gestion du courrier électronique.

Area(s) of expertise:

• Administration, Business management

Driving license:

• -

Other information